Processo de requisição de compras: 5 maneiras de melhorar 

Dependendo do porte da empresa, o processo de requisição de compras pode ser bastante complexo e envolver várias etapas, pessoas e aprovações. Passar por todas essas fases sem o devido controle pode levar a erros que comprometem o fluxo de abastecimento e, consequentemente, a capacidade produtiva da companhia.

Por outro lado, quando a tecnologia é inserida nessa atividade, é possível automatizar praticamente todas as etapas e, com isso, reduzir o tempo necessário para finalizá-las. Os riscos também são identificados mais rapidamente, dando chances para se preparar para assumi-los ou, dependendo do caso, de mudar a estratégia de compra.

A verdade é que, seja qual for o seu ramo de atuação ou frequência de aquisições, saber como gerenciar o processo de requisição de compras corretamente pode mudar todos os resultados da sua empresa. Afinal, estamos falando de uma atividade que é um dos principais alicerces de qualquer negócio.

Para ajudar você, neste artigo apresentaremos cinco dicas de como aprimorar esse gerenciamento. Siga a leitura e confira agora mesmo quais são!

Como funciona a requisição de compras?

A requisição de compras é um documento interno criado para os departamentos informarem à área de compras e procurement a necessidade de aquisição de uma matéria-prima ou contratação de um serviço. Ele pode ser tanto físico quanto digital, porém, o ideal é que seja padronizado para toda a companhia.

Ao padronizar esse documento, fica muito mais fácil realizar o processo de requisição de compras. Afinal, isso garante que todos os formulários sejam preenchidos com os dados necessários para seguir com a negociação junto ao fornecedor.

Aqui, é importante deixarmos claro que requisição de compras e pedidos de compras não são iguais, apesar de serem termos bastante parecidos.

Como comentamos, o primeiro é um documento interno criado para facilitar a comunicação entre a área requisitante e o setor de compras. Já o segundo tem foco externo e é gerado para ser enviado à empresa fornecedora escolhida para atender à demanda.

O pedido de compras é preenchido com base na requisição. Logo, se essa tiver alguma falha, há um sério risco de a empresa receber produtos e/ou serviços errados e, com isso, comprometer o fluxo produtivo.

Inclusive, esse é um dos motivos pelos quais um processo de requisição de compras realmente eficiente é tão importante. 

Somente com o gerenciamento correto desse documento é possível evitar erros que afetam o abastecimento e que, muitas vezes, levam a perdas financeiras que poderiam ser facilmente evitadas.

Como gerenciar o processo de requisição de compras? 5 dicas!

Para realizar um processo de requisição de compras realmente eficiente, há algumas boas práticas que você não pode deixar de fora. Entre as mais importantes estão:

1. crie um modelo de requisição para a sua empresa;
2. defina as regras de aprovação;
3. estabeleça prazos para as solicitações;
4. garanta uma comunicação clara com as áreas;
5. use ferramentas de automação.

1. Crie um modelo de requisição para a sua empresa

Por ser um documento interno, cada companhia tem total liberdade para criar o seu próprio formulário de requisição.

Para desenvolver o do seu negócio, comece identificando quais são os dados e informações que não podem faltar nesse documento. Isto é, aqueles primordiais para o time de compras e procurement seguir com o pedido de compras junto ao fornecedor, sem falhas que atrasem esse fluxo ou comprometam as entregas.

Em seguida, escolha qual será a forma de acesso, preenchimento e tramitação desse documento, ou seja, se será por meio físico ou digital. 

Quanto a isso, lembre-se que quanto mais informatizado for o processo de requisição de compras desde o seu início, melhor para gerenciar e acompanhar.

2. Defina as regras de aprovação

Baseado no porte da empresa e no modelo de negócio, defina quem são os profissionais que precisam aprovar a requisição de compras. Ela poderá seguir apenas com a assinatura do gestor da área, ou será preciso também a autorização do diretor? 

Seja qual for a necessidade de aprovação da sua companhia, procure deixar essa etapa o menos burocrático possível. Ao tomar esse cuidado, você evita atrasos que podem comprometer todo o processo de compra.

3. Estabeleça prazos para as solicitações

Uma gestão de compras eficiente também trabalha com prazos e limites. Ao controlar as datas das requisições, por exemplo, fica muito mais fácil equilibrar o orçamento da empresa e melhorar a gestão de estoque.

Uma prática interessante de ser adotada aqui é definir com quantos dias antes da necessidade de entrega cada solicitação deve ser feita. 

É claro que podem surgir compras emergenciais que precisam ser atendidas rapidamente. Entretanto, o ideal é que as áreas se programem para enviar as solicitações, não deixando para a última hora.

Ao fazerem isso, aumentam o risco de ficarem sem os insumos e/ou serviços essenciais para dar andamento às atividades.

4. Garanta uma comunicação clara com as áreas

Quando o time de compras e procurement recebe a requisição, precisa retornar à área solicitante dizendo se essa foi aprovada ou não. Se não foi, deve apresentar os motivos e pedir os ajustes necessários.

No caso de a requisição de compras ter sido aprovada, é interessante manter a comunicação clara durante todo o processo, informando em que etapa está o pedido junto ao fornecedor, previsão de entrega, entre outros detalhes relevantes.

Uma boa maneira de enviar esses avisos é contando com um sistema que permita o acompanhamento do fluxo de compras em tempo real entre todos os interessados.

5. Use ferramentas de automação

E por falar em sistemas, não há forma mais indicada de otimizar um processo de requisição de compras do que contando com a ajuda da tecnologia.

Não deve ser novidade para você que atividades feitas manualmente exigem muito mais tempo e aumentam as chances de erros. Além disso, trabalhar dessa forma deixa os profissionais sobrecarregados, e essa condição compromete o engajamento e a produtividade dos times.

Por outro lado, quanto mais processos automatizados, menos chances de falhas e necessidade de retrabalho, mais rápidas as etapas são concluídas, e mais ágil será o fluxo de reabastecimento.

De que maneira a tecnologia em compras ajuda nesse processo?

Um ótimo exemplo de sistema que pode ajudar nesse processo é um SRM, sigla para o termo em inglês Supplier Relationship Management, que na tradução para o português significa gestão de relacionamento com fornecedores.

O SRM é um software que colabora com a identificação do fornecedor ideal para atender às demandas da sua empresa. 

Com ele é possível qualificar as empresas fornecedoras em menos tempo, identificar riscos da contratação e adotar medidas para mitigá-los, acompanhar o desempenho desses parceiros comerciais, entre várias outras tarefas.

Na hora de escolher um SRM para melhorar o fluxo de abastecimento da sua empresa, dê preferência para o que permite integração com outras tecnologias em compras, tais como com ERPs, softwares de conversação, pesquisas e outros.

Dessa forma, você conecta todas as soluções que seu time já utiliza no dia a dia, aproveita dados, informações, e criar um processo de compras muito mais fluido, ágil e preciso.
Este artigo foi escrito pela Linkana, o SRM do futuro. Homologue fornecedores em segundos, não semanas. Economize tempo nesse processo automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Espero que o conteúdo sobre Processo de requisição de compras: 5 maneiras de melhorar  tenha sido de grande valia, separamos para você outros tão bom quanto na categoria Blog