4 dicas para uma reunião de sucesso

Uma reunião de sucesso é algo que todo gestor de equipe gostaria de realizar, mas a verdade é que muitos têm dificuldades para manter o foco e evitar que o momento dure mais do que o esperado.

Só que essa situação é muito comum dentro das empresas que não sabem como conduzir uma reunião adequadamente. Olhar o celular o tempo todo, mudar a posição na cadeira, se distrair com barulhos, entre outros comportamentos atrapalham o andamento.

Quando a reunião não é produtiva para os participantes, acaba gerando efeitos colaterais que prejudicam as estratégias. Mais do que isso, pode prejudicar a produtividade individual e coletiva.

Muitas atividades importantes poderiam ser realizadas durante o tempo de uma reunião mal sucedida. O foco desse momento é alinhar os processos e objetivos da equipe e aumentar a produtividade.

Mas, para que isso seja possível, é necessário seguir alguns critérios, que vão desde o momento em que o gestor marca uma reunião até sua finalização.

Pensando nisso, neste artigo, será possível entender o que é uma reunião de sucesso, como fazer para que ela seja produtiva e ver algumas dicas para colocá-la em prática.

O que é uma reunião bem-sucedida?

Gestores e profissionais precisam saber participar e realizar reuniões, visto que são encontros importantes para a empresa. São nessas ocasiões que os contratos são fechados, os trabalhos são alinhados e a equipe toma decisões.

Porém, o que mais se vê, são ações que prejudicam ao invés de auxiliar a companhia. Uma reunião precisa ser muito bem planejada para que os objetivos sejam atingidos, caso contrário, todos saem com uma impressão negativa.

Uma autoescola especializada em habilitação para dirigir micro ônibus deve ter objetivo para realizar essas reuniões, e evitar o excesso de encontros sem nenhum fundamento.

Uma reunião de sucesso envolve um planejamento pensado no antes, no durante e no depois. Ao agendar a reunião, é fundamental definir quem será o profissional responsável, organizar as pautas e contar com ferramentas que enviem alerta.

Alguém precisa se responsabilizar por conduzi-la e, ao final, enviar um relatório definindo as ações e quem será responsável por cada tarefa. Isso é necessário para diferentes tipos de reuniões, como:

• Reuniões de negócios;
• Reuniões de planejamento;
• Reuniões deliberativas;
• Reuniões informativas.

Outra característica de uma reunião de sucesso é que ela possui objetivos claros, consegue alinhar os resultados e transmite feedback sobre os acontecimentos.

Para que ela possa acompanhar o desempenho do negócio, é muito importante preparar o discurso e os temas que serão abordados.

Por exemplo, durante uma reunião comercial, é necessário já ter os limites de negociações para que o vendedor consiga sair do local com o contrato assinado.

Como ter uma reunião produtiva

Não importa se a reunião é feita apenas entre duas pessoas em uma mesa saarinen canto ou se envolve mais participantes, o fato é que para ser produtiva, precisa seguir algumas práticas.

Antes de chamar os profissionais, verifique se a reunião pode ser substituída por um telefonema, mensagem ou e-mail. É uma forma de poupar tempo na rotina e economizar dinheiro.

Os funcionários ficam um tempo improdutivos em um horário onde poderiam estar produzindo algo que gere lucro para a empresa. Posto isso, antes de fazer uma reunião, verifique se a questão pode ser resolvida de outra forma.

Somente quem realmente precisa participar da reunião deve ser convidado, pois isso evita que a sala fique lotada com pessoas que não vão contribuir com ideias o que poderiam estar focadas em atividades mais lucrativas.

Ao elaborar a lista de participantes, veja de que maneira cada um pode contribuir, pois isso vai ajudar a manter o foco e a produtividade da reunião.

O encontro precisa ser planejado com antecedência, isso porque tirar alguns minutos do dia de toda a equipe sem nenhum tipo de aviso prévio pode transmitir a sensação de falta de organização e foco.

Se é necessário reunir os designers para decidir impressão de folder 2 dobras, por exemplo, prepare as dinâmicas antecipadamente.

Se o propósito da reunião é deliberar algum assunto, a pauta deve ser elaborada anteriormente e o gestor deve conversar com os envolvidos para que eles cheguem preparados.

Agora, se o encontro tiver o propósito de prospectar algum cliente, o vendedor precisa ter em mãos as recomendações que vai passar para a pessoa. Mais do que poupar tempo, esse comportamento mostra profissionalismo.

Todos precisam respeitar os horários de início e fim da reunião, algo que vai garantir o foco durante o tempo em que as pessoas estiverem reunidas.

Avise sobre o tempo da reunião para os participantes logo nos primeiros minutos, pois, assim, todos vão controlar o tempo.

O gestor de uma empresa de aluguel de tenda para casamento terá mais facilidade para definir o que será discutido, e para otimizar ainda mais o tempo, é interessante ter um relógio na sala de reuniões.

Converse com os participantes e peça para que evitem olhar no celular a todo momento, porque além de ser chato ver que as pessoas estão desatentas, esse hábito faz os profissionais perderem tempo.

Além disso, é fundamental manter o celular no modo silencioso, a menos que alguém esteja esperando uma ligação importante.

Por fim, é muito importante que todos saiam da reunião com as atividades e prazos bem definidos. O gestor deve destacar atividades que surgiram a partir do encontro e definir prazos para sua realização.

Caso alguma coisa precise ser alinhada ou apresentada, deixe a próxima reunião marcada a partir do prazo definido. É uma forma de perder demandas em meio a outros trabalhos e evitar a necessidade de outra reunião em breve.

Métodos para fazer uma reunião de sucesso

Para que a reunião de uma empresa de endereço comercial pessoa física seja um sucesso, é necessário seguir algumas estratégias. São elas:

1. Definir os objetivos

Antes de marcar a reunião, é imprescindível definir o objetivo do encontro. Se ela começar sem essa definição, nem deve ser realizada.

Lembre-se de que outras pessoas serão convocadas e, por isso, vai interferir no tempo delas. Todos têm seus compromissos, sendo assim, antes de convidar os participantes, determine qual problema pretende resolver.

Veja também o que se deseja discutir na reunião e quais resultados e ações quer esclarecer durante o encontro. São perguntas que ajudam a entender o problema e a se preparar para uma possível solução.

2. Definir a pauta

Durante uma reunião, é comum tratar mais de um assunto, e tudo bem porque isso ajuda a otimizar o tempo e a aproveitar melhor o encontro entre as pessoas envolvidas.

Mas um fabricante de cerca elétrica deve evitar o excesso de temas tratados para evitar a dispersão em relação aos pontos principais.

Faça uma lista de todos os assuntos que devem ser tratados e evite falar sobre problemas que não estão relacionados com a pauta principal. É melhor reservar um tempo no final para tratar outros temas.

3. Determinar o tempo da reunião

Quando o encontro precisa tratar muitos temas, pode se estender um pouco mais em um único tópico, e isso acaba atrapalhando a abordagem de outros assuntos.

Para evitar que isso aconteça, os temas devem ser organizados por ordem de prioridade, colocando o assunto mais importante primeiro.

Cada assunto também precisa de um tempo específico de discussão e se não for resolvido no prazo, analise se não é mais viável agendar um novo encontro para falar sobre os outros assuntos menos importantes.

Uma confecção de uniformes administrativos femininos deve organizar as prioridades e controlar o tempo para evitar que a equipe se disperse, falando sobre outros assuntos.

4. Escolher as pessoas certas

É muito importante escolher as pessoas mais indicadas para tratar sobre os assuntos porque as reuniões corporativas precisam ter qualidade e não quantidade.

Convidar pessoas erradas pode prejudicar a discussão e o atingimento de objetivos. Ao definir a pauta da reunião, pense nos profissionais que são mais indicados e avalie a experiência e o conhecimento de todos eles.

Uma agência de viagens especializada em pacote casal deve chamar somente as pessoas envolvidas no problema e profissionais que podem, de fato, ajudar a resolvê-lo.

Porém, se a reunião estiver envolvida com pessoas internas e externas, como no caso de clientes, é ainda mais importante que os objetivos estejam muito bem alinhados dentro da equipe.

Cada um deve ter um papel bem definido, pois isso evita contradições no discurso diante de outros interlocutores.

Considerações finais

Como visto, as reuniões são encontros importantes, mas precisam ser bem trabalhadas para que alcancem seus objetivos. Se não houver organização e propósito, a única coisa que a empresa vai conseguir é perder tempo.

Seguindo as dicas deste conteúdo, vai ficar mais fácil para o gestor organizar uma reunião produtiva e alcançar bons resultados com ela.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.