Como fazer uma política de despesas reembolsáveis ​​na sua empresa

Ter uma política de despesas reembolsáveis na sua empresa é uma forma de cumprir a lei, formalizar regras, evitar fraudes e falhas processuais

Em empresas onde os funcionários precisam fazer visitas aos clientes ou viagens de negócio, ter uma política de despesas reembolsáveis é fundamental para formalizar regras, evitar fraudes e falhas processuais.

No entanto, muitos ainda têm dúvidas sobre como deve ser feita. Imagine a seguinte situação: um colaborador viajou para o Rio de Janeiro e, inicialmente, gastou o próprio dinheiro. A organização, por sua vez, deve reembolsar os gastos com passagem e hospedagem de hotel no Rio de Janeiro.

Isso porque, perante a lei, a empresa é obrigada a arcar com todos os custos relacionados às atividades de trabalho. E, caso a organização não tenha uma política de reembolso bem estruturada, esse processo pode ser confuso e ineficiente.

Pensando nisso, neste artigo, falamos sobre a importância de contar com uma boa política de reembolso e os tipos existentes. Boa leitura!

Por que você deve ter uma política de reembolso na sua empresa?

Antes de tudo, você precisa ter em mente que a política de despesas reembolsáveis evita processos trabalhistas, pois, quando o processo de reembolso é bem estruturado, a organização cumpre com sua obrigação, que é arcar com todas as despesas corporativas.

Além disso, ter um conjunto de regras relacionadas ao reembolso também é importante para evitar fraudes, falhas e melhorar a gestão financeira do negócio. Nesse sentido, entre os principais benefícios, podemos destacar:

• diminuição de gastos com reembolsos indevidos;
• melhor organização e controle financeiro;
• identificação de possíveis fraudes na prestação de contas;
• facilitação do processo de ressarcimento, otimizando o tempo utilizado na prestação de contas e na própria análise de solicitações de reembolsos;
• redução ou eliminação de divergências na solicitação e na aprovação dos ressarcimentos.

Como implementar cada tipo de política de reembolso?

Agora que você já sabe o que é uma política de despesas reembolsáveis e qual é a importância de ter uma na sua empresa, confira abaixo os três tipos existentes e saiba como implementar cada uma delas.

1- Política de reembolso simples

A política de reembolso simples, como o próprio nome indica, estabelece processos básicos em relação à prestação de contas e o reembolso em si. Nela, são definidos os seguintes pontos:

• como a solicitação do reembolso deve ser feita;
• como a prestação de contas deve ser realizada;
• quais comprovantes são aceitos para a solicitação de reembolso;
• quais são as despesas reembolsáveis;
• regras relacionadas às despesas mais comuns, como hospedagem, alimentação e transporte.

2- Política de reembolso detalhada

Já a política de reembolso detalhada, além de abranger os aspectos básicos da política simples, também adiciona outros elementos de acordo com a necessidade de cada organização.

Geralmente, esse modelo é adotado por empresas que possuem um volume maior de solicitações de ressarcimentos. Dessa forma, a política de reembolso detalhada inclui:

• todos os aspectos da política de reembolso simples;
• regras mais aprofundadas sobre as despesas reembolsáveis e os processos que as envolvem;
• definição do processo de aprovação de despesas antes que as viagens aconteçam;
• definição de limites de valores para as despesas reembolsáveis, de acordo com orçamentos e histórico de despesas;
• se a empresa julgar necessário, definição de regras específicas, de acordo com os diferentes tipos de viagens ou cargos de cada colaborador.

3- Política de reembolso flexível

A política de reembolso flexível abrange tanto a política de reembolso simples quanto a detalhada. Basicamente, consiste em adaptar as regras estabelecidas para as despesas de reembolso às diferentes situações, conforme a necessidade.

Quais despesas são reembolsáveis?

Confira abaixo alguns exemplos de despesas reembolsáveis que devem fazer parte da política de reembolso da sua empresa:

• acomodação;
• deslocamentos e transporte;
• alimentação;
• pacote de internet.

Despesas não reembolsáveis

Por fim, nem todas as despesas que o colaborador tem são obrigatoriamente reembolsáveis. No entanto, isso deve ser especificado na política de reembolso. Veja a seguir as mais comuns:

• multas de trânsito;
• compras de objetos de uso pessoal;
• gastos por atrasos de modo geral;
• custos com lavanderia;
• bebidas alcoólicas.